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Compliance und steuerliche Hinweise zu Werbeartikel
prodono – COMPLIANCE. Was ist „Compliance“?
Der Begriff „Compliance“ stammt von dem englischen Verb „to comply“, das bedeutet „befolgen, erfüllen, gehorchen“. Unter „Compliance“ versteht man dementsprechend die Einhaltung von Gesetzen und ethisch-moralischen Normen durch eine Organisation (Unternehmen, Verband) im geschäftlichen Verkehr. Konkret sind damit Vorkehrungen gegen Korruption, Steuerhinterziehung, Kinderarbeit und andere illegale und unethische Praktiken gemeint. Compliance erfüllt eine Präventionsfunktion; sie soll Verstöße verhindern, bevor sie begangen werden. Wesentliche Maßnahmen dazu sind die Einführung von Compliance-Richtlinien und die Ernennung von Compliance-Beauftragten.
Sind Werbe- und Streuartikel unter Compliance-Aspekten problematisch?
Der Begriff „Compliance“ stammt von dem englischen Verb „to comply“, das bedeutet „befolgen, erfüllen, gehorchen“. Unter „Compliance“ versteht man dementsprechend die Einhaltung von Gesetzen und ethisch-moralischen Normen durch eine Organisation (Unternehmen, Verband) im geschäftlichen Verkehr. Konkret sind damit Vorkehrungen gegen Korruption, Steuerhinterziehung, Kinderarbeit und andere illegale und unethische Praktiken gemeint. Compliance erfüllt eine Präventionsfunktion; sie soll Verstöße verhindern, bevor sie begangen werden. Wesentliche Maßnahmen dazu sind die Einführung von Compliance-Richtlinien und die Ernennung von Compliance-Beauftragten.
Sind Werbe- und Streuartikel unter Compliance-Aspekten problematisch?
Nein, das sind sie nicht. Aus Compliance-Sicht gelten Werbe- und Streuartikel bis zu einem Gegenwert von 50 Euro als „kleinere Aufmerksamkeiten“ und bei gelegentlichem Einsatz als unproblematisch. So steht es im „Kodex zur Abgrenzung von legaler Kundenpflege und Korruption“ des Arbeitskreises Corporate Compli- ance (Abruf von www.inea-online.com, Stand: 1. Januar 2017, S. 14 f. und die dort zitierten Quellen). Das gilt für alle Branchen, außer das Gesundheitswesen; dort gelten für Geschenke strengere Regelungen (Pharma-Kodex). Werbe- und Streuartikel sind keine Geschenken, sondern „Werbeträger“ und „Kommunikationsmittel“! Geschenke sind persönliche Zuwendungen. Dadurch können sie beim Empfänger ein Gefühl der Verpflichtung hervorrufen, vor allem, wenn sie besonders wertvoll oder exklusiv sind. Werbe- und Streuartikel hingegen sind massenhaft hergestellte, mit Werbeanbringung versehene, unindividuelle Gegenstände von ganz überwiegend geringerem Wert – und deshalb auch nicht geeignet, den Empfänger in unlauterer Weise zu beeinflussen. Sie sind „dreidimensionale Werbung“, überbringen Botschaften und sollen Präferenzen für Marken schaffen.
Können Werbeartikel das Entscheidungsverhalten der Empfänger beeinflussen und sind sie deshalb für Compliance relevant?
Natürlich haben Werbeartikel den Zweck, das Entscheidungsverhalten des Empfängers zu beeinflussen – indem sie den Markennamen eines Produkts oder Unternehmens bei jedem Kontakt wieder ins Gedächtnis rufen. Das ist der Sinn jeglicher Werbung! Sie ist in einer Marktwirtschaft ein unverzichtbarer Motor des Wettbewerbs! Unzulässig ist allein der Versuch einer unlauteren Beeinflussung von Entscheidungen – etwa durch Zuwendungen, welche die persönliche, wirtschaftliche oder rechtliche Lage des Empfängers verbessern. Werbeartikel können so etwas nicht bewirken, dazu ist ihr materieller Wert zu gering, und falls er es ausnahmsweise einmal nicht sein sollte, schränkt der unpersönliche Werbeaufdruck die Verwendungsmöglichkeiten stark ein.
Gibt es eine gesetzlich festgelegte Wertobergrenze für Werbe- und Streuartikel?
Nein, es gibt in Deutschland keine gesetzlich festgelegte Wertobergrenze für Werbe- und Streuartikel. Das gilt übrigens für Geschenke und Zuwendungen allgemein.
Sind die steuerrechtlich gültigen Wertobergrenzen relevant für die Compliance von Werbe- und Streuartikeln?
Nein. Die steuerrechtlich gültigen Wertobergrenzen für Werbe- und Streuartikel werden häufig mit dem Compliance-Argument vermengt. Tatsächlich hat beides nichts miteinander zu tun:
• die 35-Euro-Grenze betrifft die steuerliche Absetzbarkeit von Zuwendungen an Geschäftspartner. Häufig ist auf Kundenseite zu hören, Werbeartikel dürften aus Compliance- Gründen einen Gegenwert von 35 Euro pro Person nicht überschreiten (teilweise heißt es sogar: pro Person und Jahr). Diese Behauptung ist falsch!
• Die 10-Euro-Grenze betrifft die steuerliche Einzelnachweispflicht
Beide Wertgrenzen sind für die Compliance gegenüber Geschäftspartnern bedeutungslos
Wenn es keine gesetzliche Wertobergrenze für Werbe- und Streuartikel gibt und die steuerrechtlich gültigen Wertobergrenzen für die Compliance irrelevant sind: Welche Wertobergrenze gilt dann für Werbe- und Streuartikel?
Es gilt allein die Wertobergrenze, die das jeweilige Unternehmen in seinen Verhaltensrichtlinien („Codes of Conduct“) für seine Mitarbeiter festgelegt hat. Falls ein Unternehmen keine solchen Obergrenzen festgelegt hat, kann man sich an den – rechtlich unverbindlichen – Empfehlungen des Arbeitskreises Corporate Compliance* orientieren:
• Zuwendungen mit einem Wert bis 50 Euro sind – bei gelegentlicher Abgabe an dieselbe Person – unverfänglich und dürfen von dieser ohne Genehmigung angenommen werden. Hierunter fallen ausdrücklich auch
Werbe- und Streuartikel. Bei einem Wert über 50 Euro soll eine Genehmigung durch den Vorgesetzten eingeholt werden.
• Die 50-Euro-Grenze gilt pro Zuwendung(nicht etwa pro Person pro Jahr).
* Arbeitskreis Corporate Compliance: „Kodex zur Abgrenzung von legaler Kundenpflege und Korruption“, abrufbar unter www.inea-online.com, S. 15
Welche Argumente sprechen für Werbe- und Streuartikel im Marketingmix?
Werbeartikel sind anderen, zum Teil viel teureren Kommunikationsinstrumenten deutlich überlegen. Das belegen Studien des GWW (Werbewirkung von Werbeartikeln, Telefonbefragung im Juni 2016). Werbeartikel sind häufig über mehrere Jahre im Besitz. Die Werbebotschaft wird somit über einen längeren Zeitraum bei jeder Nutzung transportiert. Zum Vergleich: Werbeträger wie Radio, TV oder Print müssen ein Vielfaches an Werbebotschaften senden, um eine vergleichbar lange Impressionsdauer zu erreichen! Werbeartikel haben eine höhere Reichweite als andere Medien: Sie werden intensiv genutzt, so dass eine hohe Kontaktchance mit der Werbebotschaft erreicht wird. Mit 85% Reichweite erreicht der Werbeartikel mehr Menschen als jedes andere Medium. Werbebotschaften werden auf Werbeartikeln besser erinnert als in anderen Medien: Zwei Drittel der Empfänger von Werbeartikeln können sich an den Namen des werbenden Unternehmens erinnern – bei Radio, TV oder Print ist es nur ein Drittel.
Werbeartikel wirken sich positiv auf die Kundenbeziehung aus: Ein Werbeartikel signalisiert Wertschätzung. Das bewirkt eine höhere Loyalität des Kunden. Voraussetzung ist ein Werbeartikel von hoher Qualität und hohem Gebrauchsnutzen für den Empfänger. Die Bedeutung von kleinen Zeichen der Wertschätzungfür Geschäftspartner und Mitarbeiter wird zu wenig bedacht. Wichtige Geschäftspartner und Mitarbeiter sollten es einem auch wert sein, einen Einzelnachweis zu führen. Quelle: GWW e.V., www.gww.de
Werbeartikel wirken sich positiv auf die Kundenbeziehung aus: Ein Werbeartikel signalisiert Wertschätzung. Das bewirkt eine höhere Loyalität des Kunden. Voraussetzung ist ein Werbeartikel von hoher Qualität und hohem Gebrauchsnutzen für den Empfänger. Die Bedeutung von kleinen Zeichen der Wertschätzungfür Geschäftspartner und Mitarbeiter wird zu wenig bedacht. Wichtige Geschäftspartner und Mitarbeiter sollten es einem auch wert sein, einen Einzelnachweis zu führen. Quelle: GWW e.V., www.gww.de
Steuerliche Hinweise und Informationen zu Werbeartikeln
Streuartikel:
Streuartikel, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen (siehe § 37b EStG), können in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Eine Sammelbuchung ist möglich, wenn zu vermuten ist, dass wegen der Art der Geschenke die 35 Euro-Grenze je Empfänger in einem Kalenderjahr nicht überschritten werden kann. Solche "Geschenke" sind beispielsweise Streuwerbeartikel wie Taschenkalender, Kugelschreiber oder ähnliches. Die Namen der Beschenkten müssen dabei nicht aufgezeichnet werden. Diese Aufwendungen müssen auf einem separaten Konto "Streuartikel", in der Buchhaltung getrennt von sonstigen Geschenken erfasst werden. Das ist erforderlich, da ein Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 7 EStG nur möglich ist, wenn Aufwendungen für Geschenke einzeln und getrennt von sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungspflicht gilt auch für Werbegeschenke.
Was sind Geschenke?
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen oder Leistungen, die zu keiner bestimmten Gegenleistung verpflichten. Wird von "Geschenken" gesprochen, sind nur betriebliche motivierte Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde etc. gemeint, nicht privat veranlasste Zuwendungen.
Geschenke bis 35 Euro:
Aufwendungen für Geschenke an Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner dürfen nur dann als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn sie 35 Euro pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Bei Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die 35 Euro-Grenze netto zu rechnen. Das heißt: Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können Geschenke bis höchstens 41,65 Euro (bei 19% Umsatzsteuer) steuerlich neutral einkaufen. Sind Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, gehört die Umsatzsteuer mit zu den Anschaffungskosten des Geschenks: Ihr Geschenk darf also im Einkauf nicht teurer als 35 Euro sein um abzugsfähig zu sein. Rabatte, Boni oder Skonti "drücken" den Preis auch steuerwirksam. Nicht zu den Geschenk-Kosten rechnen die Transportkosten zum Empfänger und die Verpackungskosten; Ausnahme: Es handelt sich um eine Geschenkverpackung, die wertmäßig ins Gewicht fällt. Dann rechnen die Verpackungskosten mit zu den 35 Euro. Sammelbuchungen bei Geschenken sind dann möglich, wenn die Geschenke gleicher Art sind und die Namen der Empfänger aus den Buchungsbelegen ersichtlich sind.
Geschenke über 35 Euro:
übersteigt ein Geschenk die 35 Euro-Grenze, sind die Ausgaben dafür nicht abzugsfähig, sondern müssen außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden. Zu beachten ist, dass bei Überschreitung dieser Grenze, die gesamten Aufwendungen nicht abgezogen werden dürfen. Pauschalierungsmöglichkeit für Sachzuwendungen Aus Sicht des Schenkenden: Nach § 37b EStG kann ein Unternehmen die Einkommensteuer auf Geschenke an Geschäftsfreunde mit einem pauschalen Satz von 30 Prozent übernehmen. Voraussetzung hierfür ist:
• Es muss sich um eine Sachzuwendung handeln.
• Die Zuwendung muss betrieblich veranlasst sein.
• Die Sachzuwendung kann an Arbeitnehmer oder Nichtarbeitnehmer erfolgen.
• Die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder die einzelne Zuwendung dürfen den Betrag von 10.000 EUR nicht übersteigen.
• Der Zuwendende muss den Empfänger von der Steuerpauschalierung unterrichten.
Bemessungsgrundlage sind die tatsächlichen Kosten einschließlich der Umsatzsteuer. In die Bemessungsgrundlage sind alle Geschenke einzubeziehen, auch solche, die den Wert von 35 EUR nicht überschreiten. Ausgenommen sind Streuwerbeartikel, deren Anschaffungs-oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen. Diese müssen nicht versteuert werden. Der Pauschalsteuersatz beträgt 30 %. Übernimmt der Zuwendende die Pauschalsteuer, bleibt die Zuwendung beim Empfänger steuerfrei. Die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe richtet sich danach, ob die Aufwendungen für die Zuwendung als Betriebsausgabe abziehbar sind.
Aus Sicht des Beschenkten:
Erhält ein Unternehmer aus betrieblichem Anlass ein Geschenk und übernimmt der Zuwendende nicht die Pauschalsteuer nach § 37 b EStG, so ist dieser Gegenstand mit dem gemeinen Wert als Betriebseinnahme zu erfassen (§ 6 Abs. 4 EStG). Dieses gilt auch dann, wenn die Kosten des Geschenkes über 35 EURO liegen und der Geber deswegen nicht dazu berechtigt ist, die Aufwendungen hierfür abzusetzen. Wird das Geschenk in das Betriebsvermögen aufgenommen, so ist eine Abschreibung über die Nutzungsdauer möglich. Die Erfassung als Betriebseinnahme kann nur dann unterlassen werden, wenn es sich bei dem Geschenk um eine Aufmerksamkeit handelt. Der Unterschied zwischen Aufmerksamkeiten und Betriebseinnahmen ist jedoch noch nicht definiert.
Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage.
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